In de evenementenbranche is technical production een cruciale factor voor succes. Of het nu gaat om een intiem bedrijfsevenement in het RAI Convention Center of een groots festival zoals Lowlands, technische problemen kunnen elk moment de show verstoren. Uit onderzoek van de Event Safety Alliance blijkt dat ruim 60% van de eventmanagers technische uitdagingen als grootste stressfactor ervaart. Met de toenemende complexiteit van audiovisuele systemen en de groeiende verwachtingen van bezoekers, wordt een gedegen technische voorbereiding steeds belangrijker. In deze blog delen we essentiële strategieën om technische stress bij evenementen te minimaliseren.
Professionele technical production partners selecteren
Het kiezen van de juiste partner voor technical production is essentieel voor een succesvol evenement. Kijk verder dan alleen de prijs en focus op ervaring en track record. Betrouwbare partners zoals EventCare hebben vaak ervaring met verschillende venues en evenementen. Ze kennen de uitdagingen van locaties als AFAS Live of Rotterdam Ahoy van binnen en buiten. Check referenties, vraag naar showcases en bespreek hun aanpak bij onverwachte situaties. Een professionele partner heeft niet alleen de juiste apparatuur, maar beschikt ook over gekwalificeerd personeel dat snel kan schakelen bij problemen.
Het belang van backup-systemen en redundantie
Bij grote evenementen zoals Amsterdam Dance Event of Mysteryland is een backup-systeem geen luxe maar noodzaak. Redundantie betekent dat cruciale systemen dubbel worden uitgevoerd. Denk aan reserve stroomvoorzieningen, backup mixers en reserve projectoren. Professionele leveranciers zoals te vinden via https://www.eventcare.nl/nl/ zorgen standaard voor deze veiligheid. Ook een UPS-systeem voor ononderbroken stroomvoorziening is cruciaal. Bij kleinere events is volledige redundantie niet altijd haalbaar, maar zorg dan minimaal voor backup van de meest kritische onderdelen zoals geluid en belangrijke presentatiesystemen.
Effectieve communicatie tussen technische teams
Goede communicatie is de sleutel tot probleemloze technische productie. Bij festivals zoals Pinkpop werken verschillende technische teams samen: licht, geluid, video en special effects. Deze teams moeten naadloos op elkaar zijn ingespeeld. Zorg voor duidelijke communicatieprotocollen en gebruik betrouwbare communicatieapparatuur. Een centrale technische regie die alle teams aanstuurt voorkomt miscommunicatie. Plan dagelijkse briefings waar alle technische heads aanwezig zijn. Maak één persoon verantwoordelijk voor de technische coördinatie en zorg dat deze persoon altijd bereikbaar is voor alle teams.
Tijdige technische checks en rehearsals
Grondige technische checks zijn onmisbaar voor een vlekkeloos evenement. Bij venues zoals TivoliVredenburg beginnen deze checks vaak al dagen voor het event. Plan voldoende tijd in voor het testen van alle systemen en voorzie extra tijd voor onverwachte problemen. Doe een complete doorloop met alle presentaties, video’s en geluidseffecten. Test back-up systemen onder realistische omstandigheden. Zorg dat artiesten of sprekers bekend zijn met de technische setup en plan indien mogelijk een generale repetitie. Dit geeft niet alleen zekerheid over de techniek, maar ook vertrouwen aan alle betrokkenen.
De evenementenbranche blijft zich razendsnel ontwikkelen, waarbij technical production een steeds prominentere rol speelt. Door het implementeren van bovenstaande strategieën kun je veel technische stress voorkomen. Organisaties zoals de Event Safety Alliance en VVEM (Vereniging Van EvenementenMakers) bieden regelmatig workshops en trainingen aan om eventprofessionals hierin te ondersteunen. Investeer in kennis, werk met betrouwbare partners en zorg voor gedegen voorbereiding. Want alleen dan kun je met vertrouwen elk technisch aspect van je evenement managen en je bezoekers een vlekkeloze ervaring bieden.
